Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer Daten im Zusammenhang mit Ihrem Klienta-Konto ist:

• Medyasin – Inhaber Yasin Yön
• Esshaverstrasse 7, 5020 Salzburg, Österreich
• E-Mail: office@klienta.at
• Telefon: +43 660 1150494

Ein Datenschutzbeauftragter ist gesetzlich nicht erforderlich und wurde nicht bestellt. Für alle Datenschutzanliegen wenden Sie sich bitte an die oben genannte E-Mail-Adresse.

2. Zwei Rollen – bitte beachten

Klienta verarbeitet Daten in zwei unterschiedlichen Rollen. Diese Unterscheidung ist wichtig, weil sie bestimmt, wer wofür verantwortlich ist:

• Für Ihre Konto- und Vertragsdaten (Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Firmendaten, Ihr Abo) sind wir Verantwortlicher im Sinne der DSGVO.
• Für alle Daten, die Sie selbst in die App eingeben – insbesondere die Daten Ihrer eigenen Kundinnen und Kunden – sind Sie der Verantwortliche. Wir sind insoweit ausschließlich Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO und handeln nur nach Ihren Weisungen. Näheres regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag in dieser App.

3. Welche Daten wir verarbeiten

• Kontodaten: E-Mail-Adresse, Passwort (ausschließlich als kryptografischer Hash), Ihr Name, Firmenname.
• Firmenstammdaten: Anschrift, Telefonnummer, Website, UID-Nummer, Bankverbindung (IBAN, BIC) – diese Angaben machen Sie freiwillig und sie erscheinen auf Ihren Rechnungen.
• Vertragsdaten: Abo-Status, Tarif, Beginn und Ende der Testphase.
• Inhaltsdaten: alles, was Sie in der App anlegen (Kunden, Termine, Produkte, Angebote, Rechnungen, Ausgaben, Chat-Nachrichten).
• Dateien: Belegfotos, die Sie zu Ausgaben aufnehmen, sowie die von Klienta erzeugten PDF-Dokumente. Sie liegen in einem privaten Speicher, auf den nur Ihre Firma zugreifen kann.
• Technische Daten: Zeitpunkt des Zugriffs und Server-Protokolle, die für Betrieb und Sicherheit erforderlich sind.

Wir verlangen keine Angaben, die für den Betrieb nicht nötig sind. Es gibt in Klienta kein Werbe-Tracking, keine Analyse-Cookies, keine Profilbildung und keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Bereitstellung der App, Konto- und Vertragsverwaltung: Erfüllung des Vertrags, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Rechnungslegung und Aufbewahrung: Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 132 BAO und § 190 UGB.
• Sicherheit des Betriebs, Missbrauchsabwehr und Fehlersuche: berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
• Versand von Terminbestätigungen an Ihre Kundinnen und Kunden: erfolgt in Ihrem Auftrag und auf Ihre Veranlassung.

5. Wo Ihre Daten liegen

Die gesamte Datenbank und alle hochgeladenen Dateien werden bei Supabase in der Region Central EU (Frankfurt am Main, Deutschland) gespeichert. Es findet keine routinemäßige Übermittlung in Drittländer außerhalb der EU bzw. des EWR statt.

6. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir geben Daten nur an Dienstleister weiter, die für den Betrieb nötig sind. Mit allen bestehen Auftragsverarbeitungsverträge:

• Supabase – Hosting von Datenbank, Anmeldung und Dateispeicher, Serverstandort EU (Frankfurt).
• Resend – Versand von Terminbestätigungen und Dokumenten per E-Mail, nur wenn Sie diese Funktion nutzen.
• Apple und Google – ausschließlich bei Abo-Abschluss über den jeweiligen App Store, für die Zahlungsabwicklung.

Eine Weitergabe Ihrer Daten zu Werbezwecken oder ein Verkauf von Daten findet nicht statt.

7. Was der Betreiber sehen kann

Im internen Verwaltungsbereich sind ausschließlich Vertrags- und Kontaktdaten sichtbar: Firmenname, hinterlegte E-Mail-Adresse und Telefonnummer, Abo-Status, Registrierungsdatum sowie die Information, ob ein Konto überhaupt genutzt wird. Ihre Geschäftsdaten – Kundenlisten, Termine, Rechnungen und Umsätze – sind für den Betreiber nicht einsehbar. Die Trennung der Mandanten ist zusätzlich direkt in der Datenbank durch Row Level Security erzwungen und nicht nur in der App umgesetzt.

Ein Zugriff auf Inhaltsdaten erfolgt nur, wenn Sie uns im Rahmen einer Support-Anfrage ausdrücklich dazu auffordern, oder wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

8. Speicherdauer

• Konto- und Inhaltsdaten: bis Sie Ihr Konto löschen.
• Nach der Löschung des Kontos werden alle Daten unverzüglich und unwiderruflich entfernt; Sicherungskopien laufen spätestens nach 30 Tagen aus.
• Rechnungsrelevante Unterlagen unterliegen der siebenjährigen Aufbewahrungspflicht nach § 132 BAO. Diese Pflicht trifft Sie als Unternehmerin oder Unternehmer – exportieren Sie Ihre Daten daher vor der Löschung.

9. Ihre Rechte

Ihnen stehen jederzeit folgende Rechte zu:

• Auskunft über die verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)

Auskunft und Datenübertragbarkeit können Sie direkt in der App ausüben: unter „Einstellungen – Datenschutz“ finden Sie den vollen Datenexport und die endgültige Kontolöschung. Alternativ genügt eine formlose Nachricht an office@klienta.at.

Sie haben außerdem das Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde: Österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40–42, 1030 Wien, dsb@dsb.gv.at, www.dsb.gv.at.

10. Datensicherheit

• Die gesamte Übertragung erfolgt verschlüsselt über TLS.
• Passwörter werden ausschließlich als Hash gespeichert und sind für uns nicht lesbar.
• Die Trennung der Firmen erfolgt in der Datenbank über Row Level Security – ein Konto kann technisch nicht auf die Daten eines anderen zugreifen.
• Der Zugriff auf die Produktivumgebung ist auf den Betreiber beschränkt.

11. Cookies und lokale Speicherung

Klienta setzt keine Werbe- oder Analyse-Cookies. Gespeichert wird ausschließlich Ihr Anmelde-Token auf Ihrem Gerät, damit Sie angemeldet bleiben. Diese Speicherung ist technisch notwendig und bedarf keiner Einwilligung.

12. Kunden-Chat über Weblink

Wenn Sie die Chat-Funktion nutzen, erhält Ihre Kundin oder Ihr Kunde einen persönlichen Link mit einem zufälligen, nicht erratbaren Token. Über diesen Link ist ausschließlich der jeweilige Gesprächsverlauf erreichbar. Geben Sie den Link nur an die betroffene Person weiter. Für die Information Ihrer Kundinnen und Kunden über diese Verarbeitung sind Sie als Verantwortlicher zuständig.

13. Automatische E-Mails an Ihre Kundinnen und Kunden

Klienta verschickt in Ihrem Namen E-Mails an die von Ihnen erfassten Kontaktadressen: Terminbestätigungen, Erinnerungen am Vortag eines Termins sowie – nur wenn Sie das in den Einstellungen einschalten – Zahlungserinnerungen zu überfälligen Rechnungen. Als Absendername erscheint Ihre Firma, Antworten erreichen Ihre eigene Adresse.

Versendet wird über Resend (siehe Abschnitt 6). Verantwortlich für diese Nachrichten sind Sie – ebenso dafür, dass eine Rechtsgrundlage für den Kontakt besteht. Zahlungserinnerungen sind bewusst standardmäßig ausgeschaltet und in den Einstellungen jederzeit wieder abschaltbar.

14. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die App oder die Rechtslage ändert. Über wesentliche Änderungen informieren wir Sie in der App oder per E-Mail.

Stand: August 2026