Eine Rechnung, der eine Pflichtangabe fehlt, kostet nicht Sie, sondern Ihren Kunden: Er verliert den Vorsteuerabzug. Und er ruft an. Hier steht, was draufgehört.
Stand: 2026-08-21
Für eine vollständige Rechnung verlangt das Umsatzsteuergesetz diese Angaben:
Bei einem Gesamtbetrag über 10.000 Euro inklusive Umsatzsteuer kommt die UID-Nummer des Empfängers dazu, wenn die Leistung für dessen Unternehmen erbracht wird.
Bleibt der Gesamtbetrag inklusive Umsatzsteuer bei höchstens 400 Euro, reicht eine vereinfachte Rechnung. Dann genügen: Name und Anschrift des leistenden Unternehmens, Menge und Bezeichnung, Tag oder Zeitraum der Leistung, der Bruttobetrag und der Steuersatz.
Name des Empfängers, getrennter Steuerausweis und dessen UID entfallen. Das ist der typische Fall beim schnellen Auftrag vor Ort – und der Grund, warum viele kleine Rechnungen so knapp aussehen.
Vorsicht bei Reverse Charge und innergemeinschaftlichen Lieferungen: Dort gilt die Erleichterung nicht, unabhängig vom Betrag.
Die Nummer muss fortlaufend sein und darf sich nicht wiederholen. § 131 BAO verlangt, dass die Aufzeichnungen lückenlos sind. Eine Lücke ist bei einer Prüfung erklärungsbedürftig – und die häufigste Ursache ist banal: Jemand hat einen Entwurf angelegt, ihm eine Nummer gegeben und ihn dann gelöscht.
Deshalb vergibt Klienta die Nummer erst, wenn die Rechnung tatsächlich hinausgeht. Ein Entwurf, den Sie verwerfen, verbraucht keine.
Und wenn eine ausgestellte Rechnung falsch ist: nicht löschen, sondern stornieren. Aufzubewahren sind Rechnungen sieben Jahre (§ 132 BAO).
In Österreich sind 20 % der Normalfall. Daneben gibt es 13 % und 10 % für bestimmte Leistungen – im Handwerk selten, in der Beherbergung und bei Lebensmitteln häufig.
Zwei Fälle fallen ganz heraus: Als Kleinunternehmer weisen Sie gar keine Umsatzsteuer aus, dafür braucht die Rechnung einen Hinweis. Und bei einem Firmenkunden mit UID aus einem anderen EU-Land geht die Steuerschuld auf ihn über (Reverse Charge), die Rechnung trägt 0 % und einen entsprechenden Hinweis.
Kein Ersatz für Beratung. Dieser Text fasst zusammen, was in den Gesetzen steht, und ist nach bestem Wissen geschrieben. Ihre Lage kann anders sein – im Zweifel fragen Sie Ihre Steuerberatung. Wir dürfen und wollen nicht steuerlich beraten.
Die eigene UID gehört auf jede vollständige Rechnung. Die UID des Empfängers erst ab einem Gesamtbetrag über 10.000 Euro inklusive Umsatzsteuer, wenn die Leistung für sein Unternehmen ist. Bei Kleinbetragsrechnungen bis 400 Euro entfällt die Empfänger-UID.
Ja. Die elektronische Rechnung ist der Papierrechnung gleichgestellt, solange Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit gewährleistet sind. Der Empfänger muss zustimmen – in der Praxis reicht, dass er sie widerspruchslos annimmt und verbucht.
Stornieren und neu ausstellen. Die stornierte Rechnung bleibt mit ihrer Nummer in Ihren Unterlagen. Löschen wäre eine Lücke in der Nummernfolge, und aufzubewahren ist sie ohnehin sieben Jahre.
Sieben Jahre nach Ende des Kalenderjahres, in dem sie ausgestellt wurden (§ 132 BAO). Bei Unterlagen zu Grundstücken sind es länger. Elektronisch aufbewahren ist erlaubt, solange die Rechnungen lesbar und unverändert bleiben.
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